Avec un dossier de presse efficace, vous pouvez vraiment vous démarquer.
Vous avez peut-être entendu le terme dossier de presse et peut même avoir reçu un dossier de presse pour quelque chose. Bien que la forme et la fonction d'un dossier de presse puissent varier considérablement selon l'industrie, la définition acceptée est:
"Un ensemble de matériel promotionnel fourni aux membres de la presse pour les informer, en particulier sur un produit, un service ou un candidat."
Parce qu'il y a tellement de variété, regardons les composants réels qui peuvent constituer un dossier de presse, et comment assembler un qui donne à votre produit ou service la meilleure chance de publicité gratuite, également connu sous le nom de médias gagnés.
Si vous faites correctement votre dossier de presse, vous constaterez un rendement plusieurs fois supérieur à votre investissement initial, surtout si le kit obtient votre temps d'antenne produit ou service sur des stations d'information, ou des articles en ligne et dans les médias imprimés.
Créer votre dossier de presse
Il n'y a pas de livre de règles sur la création de dossiers de presse qui précisent quels composants vous devez inclure. Vos dossiers de presse varient en fonction de ce que vous faites la promotion et du type de média qui recevra votre dossier de presse. La plupart des dossiers de presse sont expédiés, souvent à des personnes qui ont des assistants administratifs, et il est de votre devoir de créer un dossier de presse suffisamment intéressant pour franchir le portier. Le contenu et la présentation ont beaucoup d'importance. Vous pouvez également envoyer votre kit par voie électronique, même s'il comporte dix parties qui peuvent devenir encombrantes.
Ce que vous incluez est très important, car un dossier de presse devrait être un moyen facile de vous mettre en avant, vous ou votre entreprise. Considérez-le comme la compilation de grands succès de votre entreprise, car vous voulez que les médias soient au courant de vous et de vos produits et services dans un seul paquet bien rangé.
Les principaux éléments du kit de presse que vous souhaitez prendre en compte comprennent les dix éléments suivants.
1. Le communiqué de presse
Le communiqué de presse de votre dossier de presse annonce ce que vous publiez. Si vous avez un nouveau produit, le dossier de presse permet de l'introduire. Si votre entreprise fusionne avec une autre, le communiqué de presse en est le champion.
Vous pouvez inclure plusieurs communiqués de presse dans votre dossier de presse. Par exemple, un dossier de presse peut contenir un communiqué de presse sur une fusion d'entreprise, trois communiqués de presse sur un nouveau produit et un communiqué de presse annonçant la nomination d'un nouveau PDG.
Cependant, n'incluez pas plus d'un communiqué de presse si vous pouvez l'éviter. Si vous envoyez un dossier de presse à un éditeur, vous n'avez besoin que d'un seul communiqué de presse. Rappelez-vous, plus vous incluez, plus le travail que vous faites les gens font. Vous voulez rendre leur travail aussi facile que possible.
2. Une brève lettre / table des matières
Ceci est particulièrement utile pour tout type de dossier de presse qui comprend beaucoup d'éléments différents mais tout aussi importants. Votre lettre peut être adressée aux médias pour les remercier de leur intérêt à l'avance, et vous pouvez ensuite fournir un résumé de ce qui est inclus et indiquer pourquoi le produit ou le service les intéresserait. Assurez-vous que le nom et les coordonnées de votre contact média sont corrects.
3. Une brochure
Les professionnels des relations publiques utilisent des dossiers de presse pour annoncer un nouveau produit, mais vous pouvez également inclure votre brochure. Les brochures sont particulièrement utiles pour expliquer votre produit ou service en plus d'un simple communiqué de presse. Ce n'est pas seulement un élément visuel, mais il peut fournir des informations techniques de manière directe.
Pour un dossier de presse de salon, vous pouvez inclure un certain nombre de brochures qui donnent à l'éditeur / journaliste une grande quantité d'informations sur tous les différents produits / services.
4. Exemples de produits
Si votre produit est assez petit et que vous pouvez vous permettre de le faire, vous devriez mettre un échantillon dans le dossier de presse. Cela donne aux éditeurs et aux journalistes la possibilité de tester le produit par leurs propres moyens. Bien sûr, assurez-vous que le produit fonctionne avant de l'envoyer à un éditeur. Vous ne voulez pas envoyer au magazine Wired un nouveau type de lampe de poche qui s'enflamme lors de son fonctionnement.
Si votre produit est trop volumineux et que vous allez organiser une démonstration dans votre établissement, incluez cette information afin que l'éditeur / le reporter puisse venir chez vous et voir le produit de près. Ou, si votre stand est en train de faire une démonstration, c'est un bon moyen de donner à de nombreux rédacteurs et journalistes de partout au pays une chance de voir votre produit en action.
Si vous n'avez que quelques échantillons, créez un envoi de kit de presse à plusieurs niveaux. Les médias de premier rang ne peuvent être composés que de cinq à dix points de vente, mais ils seront les plus importants.
5. Couverture de presse passée
Si vous avez déjà reçu une couverture médiatique gratuite, vous pouvez inclure une feuille détaillant ces supports. Mais n'envoyez pas de couverture médiatique à un concurrent direct ou cela ne sera pas couvert. Par exemple, si House Beautiful a lancé une pièce sur votre produit, ne l'envoyez pas à House & Garden car ils diront qu'elle était déjà couverte par une publication de l'abri. Toutefois, si votre produit est apparu dans un segment CNN, allez-y et incluez cette exposition presse.
6. Fiche d'information
Cela peut être un excellent ajout à un dossier de presse, car il détaille les caractéristiques, les avantages et d'autres informations spécifiques d'une manière qui éduque le journaliste ou éditeur sur votre entreprise et / ou des produits avec des points d'information rapide. Les fiches d'information peuvent être utilisées pour les lancements de produits, les dossiers de presse sur les nouveaux employés, les conférences de presse et d'autres domaines dans lesquels vous souhaitez donner à l'éditeur les faits clés qu'ils peuvent utiliser mot pour mot.
7. Document d'information de la société
Écrire une page d'historique de l'entreprise peut être utile pour les dossiers de presse actuels et futurs. Ce document d'information détaille les débuts de votre entreprise et peut inclure l'orientation de votre entreprise. Les principales réalisations doivent être incluses, ainsi que les récompenses ou récompenses. N'oubliez pas non plus vos projets d'expansion et de développement de produits. Assurez-vous de mettre à jour votre document d'information sur une base annuelle pour inclure toutes les réalisations supplémentaires et les moments de référence.
8. Bios exécutifs
Qu'il s'agisse d'un nouveau chef de la direction, d'un nouveau directeur des relations publiques ou d'un nouveau membre de votre conseil d'administration, c'est l'endroit idéal pour informer les gens de ceux qui composent votre équipe.
Les biographies exécutives, accompagnées d'images haute résolution, fournissent à l'éditeur les informations de base dont il a absolument besoin sur le calibre des personnes derrière l'entreprise. Certaines publications impriment un mot-à-mot biographique, alors écrivez la biographie à la troisième personne plutôt qu'au premier point de vue. Conservez tous les biographies sur une seule page et incluez des récompenses et des distinctions, mais aucune information personnelle autre que les affiliations de l'industrie.
9. Feuille de cotation et FAQ
Une feuille de cotation contenant des citations provenant des personnes de votre entreprise est un moyen simplifié de fournir aux éditeurs les citations dont ils ont besoin pour compléter un article sans forcer les éditeurs à retrouver la personne responsable des relations publiques d'une entreprise.
Cette feuille peut comporter des citations de vos cadres, des développeurs de produits, et même vos clients (autrement connu sous le nom de témoignages). Une feuille de citations peut répondre aux questions les plus évidentes qu'un rédacteur est susceptible d'avoir. Assurez-vous simplement que chaque citation se lit bien sur le papier car cette citation sera probablement utilisée textuellement.
10. Images haute résolution sur un lecteur flash
Les images sont-elles pertinentes pour votre dossier de presse? Si c'est le cas, assurez-vous qu'il s'agit d'images haute résolution stockées sur un périphérique multimédia pratique tel qu'un lecteur flash ou un CD.
Vous pouvez également inclure des images haute résolution sur votre site Web pour les médias à télécharger. Assurez-vous d'inclure le lien direct vers votre galerie d'images dans votre dossier de presse.