Lorsque vous rédigez une lettre commerciale, il est important d'inclure une formule de salutation appropriée au début. Cela est vrai que vous envoyiez votre message par courrier électronique ou par la poste. L'utilisation d'un message d'accueil approprié donne le ton à votre lettre. Il montre également au destinataire que vous comprenez les règles de base de l'étiquette des affaires.
Bien qu'un simple «Bonjour», «Bonjour» ou même «Hé» soit approprié dans une correspondance occasionnelle, une formule plus formelle est appropriée lorsque vous envoyez un courriel à propos d'une affaire, telle qu'une lettre de présentation, une lettre de recommandation ou lettre de demande.
Vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples de formules de salutation qui conviennent à la correspondance commerciale et à l'emploi. Plus tard, nous vous expliquerons comment sélectionner et formater une salutation, ainsi que comment adresser une lettre à quelqu'un dont vous ne connaissez pas le nom.
Exemples de salutations de lettres d'affaires
- Cher Mr Smith
- Cher Monsieur et Madame Smith
- Cher M. White et Mme Smith
- Cher Dr. Smith
- Cher juge Smith
- Chère Mme Jones
- Chère Jane Doe
- Cher Dr. Haven
- Cher Dr. et Mme Haven
- Cher prénom (si vous connaissez bien la personne)
Notez que toutes ces salutations commencent par le mot «cher». Alors que vous pouvez simplement commencer une lettre avec le nom de la personne, cela peut être vu comme brutal ou même grossier. Commencez toujours votre salut avec le mot "cher" dans une lettre d'affaires.
Une exception est quand vous utilisez la salutation générale "À qui cela peut concerner." Plus sur cela dans un instant.
Directives pour les noms et titres
La formule de salutation doit généralement utiliser le nom de famille de la personne, avec un "M." ou "Mme" En général, évitez d'utiliser "Mme" ou "Miss" à moins que vous ne soyez certain de la façon dont la femme veut être adressée. En cas de doute, utiliser par défaut "Ms."
Si vous écrivez à quelqu'un qui a un doctorat ou un diplôme de médecine, utilisez le formulaire abrégé: «Dr» Cependant, pour d'autres titres, tels que professeur, juge, rabbin, etc., écrivez le titre complet et mettez-le en majuscule.
Par exemple, votre salut dans une lettre à un juge serait, "Cher juge Barnard." Ou, si votre correspondance était avec un rabbin, vous pourriez écrire, "Cher Rabbin Williams."
Lorsque votre lettre est à plus d'une personne, écrivez tous leurs noms séparément, en les séparant par des virgules. Par exemple, "Cher M. Hobbes, Mme Luxe, et M. Hopman." Pour les couples mariés, si une personne du couple a changé de nom, il suffit d'utiliser le nom de famille une seule fois. Par exemple, "Cher M. et Mme Smith."
Parfois le genre d'une personne n'est pas clair d'un nom; Pensez à "Corey" ou "Blake", qui pourraient être des noms de femmes ou d'hommes. Si tel est le cas, vous pouvez voir si vous pouvez déterminer le sexe de la recherche sur LinkedIn ou sur le site Web d'une entreprise. Mais si cela reste ambigu, écrivez simplement le nom complet de la personne, en laissant tomber le titre. Par exemple, "Cher Corey Meyer".
Comment formater un message d'accueil
Suivez la salutation avec un deux-points ou une virgule, un espace, puis commencez le premier paragraphe de votre lettre. L'utilisation d'un deux-points est l'option la plus formelle. Par exemple:
Cher Mr Smith:
[Premier paragraphe de la lettre.]
Lorsque vous n'avez pas de contact
Si vous n'avez pas de contact à l'organisation, vous pouvez soit laisser de côté la formule de salutation et commencer par le premier paragraphe de votre lettre, soit utiliser une formule générale.
Toutefois, avant d'utiliser une formule de salutation générale (ou d'annuler une formule de politesse), essayez de trouver le nom de la personne que vous contactez. Si vous postulez pour un emploi et le nom du gestionnaire d'embauche ne figure pas sur la liste d'emploi, vous pouvez consulter le titre de l'employeur ou le gestionnaire d'embauche sur le site Web de l'entreprise. S'il y a un numéro de contact, vous pouvez également appeler et demander à un assistant administratif le nom du gestionnaire d'embauche.
Si vous envoyez un type de lettre différent, vous pouvez toujours rechercher le nom de la personne sur le site Web de l'entreprise ou parler à un adjoint administratif ou à un contact de l'entreprise pour le nom de la personne que vous essayez d'atteindre.
Salutations générales pour les lettres d'affaires
- Cher responsable de recrutement
- À qui cela concerne
- Cher gestionnaire des ressources humaines
- cher Monsieur ou Madame
Noms de vérification orthographique
Enfin, avant d'envoyer une lettre commerciale, assurez-vous d'avoir épelé correctement le nom de la personne. Vérifiez l'orthographe sur le site Web de l'entreprise ou sur LinkedIn. Envisagez de demander à un ami de confiance de relire votre message avant de l'envoyer, en accordant une attention particulière à l'orthographe des noms.
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