Garder le projet aller de l'avant
Les chefs de projet passent beaucoup de temps à produire des plans pour ce que l'équipe va faire. Les commanditaires, les intervenants et l'équipe passent ensuite beaucoup de temps à apporter des changements à la portée du travail et à la façon dont le travail sera effectué. Cet article explique comment vous pouvez gérer ces changements (avec un processus de gestion des changements facile) et garder votre santé mentale. Oh, et continuez le projet en même temps.
Nous examinerons également certains des outils de gestion des modifications que vous pouvez utiliser et comment la gestion de la portée du projet entre en jeu.
Avant même que nous parlions de processus ou d'outils, je veux discuter de vos perspectives de changement.
Accepter les changements
Des changements peuvent survenir à tout moment du cycle de vie de la gestion de projet.
Le moyen le plus facile de faire en sorte que la gestion du changement sur les projets soit moins un casse-tête est de savoir que cela va se produire et de le planifier.
Avoir des stratégies en place pour faire face aux changements avant qu'ils ne se produisent est le moyen le plus rapide d'amener tout le monde à bord avec ce qui va être différent.
Un processus de gestion du changement défini et structuré est le meilleur endroit pour commencer. C'est votre manuel pour ce qui va se passer si quelqu'un suggère que le projet devrait faire quelque chose de différent de ce qui est actuellement prévu et un bon moyen d'éviter l'échec du projet.
Le processus de gestion du changement
Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:
- Recevoir des informations sur le changement
- Évaluer le changement, y compris la planification de la charge de travail
- Préparez une recommandation pour savoir si cela vaut la peine d'aller de l'avant.
- Ensuite, vous obtenez une décision du promoteur du projet quant à savoir si vous devez intégrer le changement ou non.
Regardons chacune de ces étapes à tour de rôle.
Recevoir des informations sur le changement
Vous recevrez une demande de modification du projet. Vous pouvez recevoir des informations de centaines de façons différentes: lors d'une réunion, par e-mail, au téléphone, dans le couloir lorsque vous vous éloignez du bureau le soir. Idéalement, vous obtiendrez l'information sur un formulaire de demande de changement, mais sachez que dans la vraie vie, de nombreux intervenants importants pensent que remplir ce genre de paperasse est le travail du gestionnaire de projet. Et dans votre entreprise, ça pourrait être.
Utilisez votre modèle de demande de changement de projet (plus sur cela dans une minute) pour capturer tous les détails de la demande, mais de manière informelle ils arrivent avec vous. Ensuite, exécutez le formulaire après l'initiateur afin que vous sachiez que vous avez correctement reflété ce qu'ils veulent.
Rappelez-vous que les changements peuvent aussi concerner le travail. Ne présumez pas toujours que les changements vont se rapporter à l'insertion du travail. Le processus est le même, que vous augmentiez ou non la portée du projet.
Effectuer l'évaluation du changement
Regardez la demande de changement en détail. Vous évaluerez l'impact sur:
- Programme
- Documentation
- Travail fait à ce jour et travail encore à faire
- Budget
- Mesures de qualité
- Portée
- La disponibilité des ressources.
Par exemple, un changement de logiciel peut être estimé à 5 jours. Cela ne ferait pas que rajouter 5 jours à l'horaire, car cela repousserait une autre tâche et la déplacerait dans un laps de temps où la ressource clé est en vacances. Cette tâche devrait également être déplacée, donc globalement ce changement ajouterait 8 jours à l'horaire. Cela coûterait 5 000 $, et les 8 jours supplémentaires nous poussent à passer un autre mois avec le contrat avec le fournisseur, donc il y a des coûts à considérer là aussi. La qualité reste la même mais la portée change pour intégrer le nouveau changement.
Toute la documentation pertinente devrait être mise à jour, y compris le plan de projet et les manuels de formation, qui ont déjà été lancés.
Comme vous pouvez le voir, un simple changement de 5 jours peut avoir des effets très variés. Il est important de tout savoir à ce sujet avant de décider de faire le changement ou non, car avoir une image complète peut changer les résultats.
Préparer et présenter une recommandation
Maintenant que vous connaissez l'impact du changement, vous pouvez faire une recommandation pour savoir si cela vaut la peine d'aller de l'avant.
Dans certains cas, ce ne sera pas le cas, car le bénéfice perçu sera inférieur au coût. Dans d'autres cas, il pourrait y avoir suffisamment d'avantages pour compenser le coût du travail supplémentaire. Dans d'autres cas encore, vous constaterez peut-être que le changement aura un effet négatif sur les coûts, mais vous ne pouvez rien y faire parce qu'il s'agit d'une question de réglementation ou de conformité ou pour d'autres raisons internes comme une restructuration organisationnelle.
Obtenez la décision
Pour les petits changements qui tombent dans votre limite d'autorisation, vous pouvez prendre la décision d'accepter ou non le changement (avec la bonne entrée de l'équipe). Tout élément plus important devrait être approuvé par le promoteur du projet ou le comité de projet.
N'oubliez pas de revenir en arrière et dire à quelqu'un si son changement a été rejeté. Vous voulez éviter d'ennuyer vos parties prenantes si vous le pouvez!
Outils de gestion du changement
Il existe un certain nombre d'outils de gestion des changements que vous pouvez utiliser pour rendre ce processus plus facile et plus simple. Je recommanderais:
- Une liste de contrôle ou une carte de processus qui guide les utilisateurs vers ce qu'ils doivent faire pour modifier la portée de votre projet.
- Un formulaire de demande de changement de modèle. Cela pourrait être en ligne via un flux de travail automatisé.
Regardons ce qui se passe dans une demande de changement de projet suivante.
Ce qui se passe dans une demande de changement de projet
Le formulaire de demande de modification de projet doit inclure:
- Le nom de la personne demandant le changement (le «demandeur»).
- Un identifiant unique, comme un numéro de changement (vous pouvez l'ajouter vous-même plus tard, car il est peu probable que les personnes qui ont soulevé la demande et utilisé le formulaire sachent quoi mettre dans cette boîte).
- Une description du changement proposé, avec autant de détails que possible.
- La catégorie du changement. Idéalement, vous préconfigurerez cette section de manière à ce qu'ils n'aient qu'à cocher la case. C'est un bon endroit pour noter si un changement est lié à la réglementation ou à la conformité interne, comme si c'était (vraiment), alors vous pouvez contourner une grande partie des étapes de planification et d'évaluation et simplement aller de l'avant.
- Le "pourquoi" du changement. Quelle est la justification pour le faire? Pourquoi le demandeur le veut-il?
- L'impact du changement sur les différents éléments du projet, y compris le temps, le coût, la qualité et la portée. Ils pourraient ne pas avoir tous les détails et vous devrez peut-être travailler avec eux pendant l'étape d'évaluation du changement pour remplir les espaces vides. Ils devraient compléter autant qu'ils peuvent. Le minimum que vous cherchez à ce stade est pour eux de confirmer si elle va augmenter, diminuer ou modifier les paramètres du projet existant.
Au bas du formulaire de demande de modification, vous trouverez des détails que vous devrez remplir au fur et à mesure que le changement sera discuté. Votre modèle doit également inclure de l'espace pour:
- Changer la décision: Accepter, Refuser ou Différer
- Nom de la personne qui prend la décision (ou groupe) plus la date à laquelle la décision a été prise et tout autre commentaire.
La personne qui fait la demande ne connaîtra pas encore le résultat - personne ne le fera - alors ces cases resteront vides jusqu'à ce que le bon groupe se soit réuni pour discuter de votre recommandation et prendre une décision.
Changements et gestion de l'étendue du projet
La gestion de la portée du projet est la principale façon de contrôler ce qui est dans le projet et ce qui ne l'est pas. Lorsque vous recevez une modification de la portée du projet, vous devez réfléchir à la manière dont cela affecte globalement le projet. Votre processus de gestion des modifications vous aide à le faire, et pour le mettre en contexte, la gestion du changement est une petite partie de la gestion de la portée.
Il vaut la peine de parler ici de la façon dont le Guide de la Connaissance du Management de Projet (Guide PMBOK®) - Cinquième édition couvre la gestion du changement de projet parce que ce n'est pas aussi intuitif que vous pourriez le penser. Le Guide PMBOK® inclut un processus appelé «Champ d'application du contrôle» dans la section Gestion du périmètre du projet et c'est un excellent point de départ. Cependant, le processus de gestion du changement sur les projets doit être géré de manière plus intégrée, ce qui est reflété dans le texte. Les utilisateurs du Guide PMBOK® doivent également se reporter au processus Effectuer le contrôle des modifications intégré car cela définit la manière dont tout est lié.
Dans le but de devenir un PMP, vous devez comprendre comment le Guide PMBOK® couvre la gestion du changement, car c'est sur ce sujet que vous serez examiné. Cependant, vous devez garder à l'esprit que le processus de gestion du changement que vous utilisez réellement sur vos projets doit être intégré, facile à suivre et pratique.
5 façons d'aider votre équipe à travers le processus de changement
Votre équipe de projet est essentielle à la réussite de votre projet, il est donc utile de les avoir en main lorsque vous gérez les modifications de votre projet.
Voici 5 façons de les aider à se familiariser rapidement avec le processus de gestion du changement de projet.
1. Parlez des changements. Dites-leur que le changement sur les projets est normal et qu'ils doivent s'y attendre.
2. Partager le processus. Ci-dessus, nous avons parlé du processus de gestion du changement, mais cela ne vient pas naturellement à tout le monde. Les membres de votre équipe ne sauront pas quoi faire et ce que l'on attend d'eux à moins que vous ne le leur disiez. Mettre en place un briefing pour passer en revue le processus avec eux, et leur faire savoir quel sera leur rôle dans ce processus.
3. Rendez-le facile. Quand un projet passe par un changement de portée, il peut être assez désorientant. Le calendrier est faux, le budget peut être différent, les exigences sont certainement différentes. L'équipe peut trouver un changement troublant, en particulier un grand ou un qui inverse une décision qu'ils avaient précédemment pensé était dans la pierre (oui, ceux qui se produisent). Rendre le processus aussi facile que possible pour eux.
4. Soyez là pour vous aider. Une nouvelle façon de travailler prend un certain temps. Si vous avez déjà géré le changement de manière informelle (ou pas du tout), alors un changement dans un processus formel peut prendre un certain temps pour devenir «la façon dont nous faisons les choses ici». '. Dites à l'équipe que vous êtes là pour les aider s'ils veulent faire quelque chose après vous.
5. N'ayez pas peur de dire non. Tous les changements ne sont pas des propositions sensées. Faites savoir à votre équipe que s'ils sont convaincus qu'un changement n'est pas la bonne chose pour le projet en ce moment, vous devrez les soutenir dans cette conversation avec le demandeur de changement.
Ne pas gérer efficacement le changement est l'une des façons de faire dérailler votre projet, alors faites attention. Armé de cette information, vous êtes maintenant en mesure de commencer à gérer les changements de projet de manière contrôlée.